Importância da Conformidade Fiscal nas Notas Fiscais
A emissão de notas fiscais é um processo central na operação de qualquer empresa, e geralmente ocorre à medida que as vendas são realizadas. Para muitos, o recebimento de uma autorização do sistema já é visto como uma confirmação de que tudo está em ordem. No entanto, é crucial entender que uma nota pode ser autorizada mesmo apresentando falhas fiscais.
Esse é um ponto vital, especialmente considerando as mudanças trazidas pela reforma tributária que introduz o IBS e o CBS. Desde agosto, novas exigências estão em vigor, obrigando as empresas a incluir informações sobre esses tributos em suas notas fiscais. O cronograma de implementação varia conforme o tipo de documento, atividade e regime tributário da empresa.
Cuidado com a Autorização das Notas
De acordo com João Henrique Gasparino, diretor executivo da NimbusTax, “autorização não é validação”. Isso significa que uma empresa pode receber o protocolo de autorização e continuar emitindo notas sem que estas estejam em conformidade com as exigências fiscais atuais.
Quais os riscos de emitir uma nota incompleta? A não inclusão do IBS e do CBS pode ser considerada um descumprimento de obrigação acessória, alerta Caio Ramos Báfero, advogado do Fabio Kadi Advogados. Além disso, existe a possibilidade de efeitos financeiros em 2026, que ainda não estão completamente definidos pela legislação. O cumprimento das obrigações acessórias é essencial para manter a isenção do pagamento de IBS e CBS durante a fase de transição.
Implicações de Erros nas Notas Fiscais
Os problemas relacionados à emissão de notas fiscais não se limitam apenas à relação com o Fisco. Notas fiscais incorretas podem gerar insatisfações com os clientes e desentendimentos sobre a apropriação de créditos tributários. Joselene Almagro Poliszezuk, advogada tributarista, ressalta que já existem multas estipuladas para erros referentes ao IBS e ao CBS.
No caso de falhas no preenchimento, as penalidades podem variar. É possível enfrentar multas de até 20 UPF (aproximadamente R$ 4 mil) por período de apuração, e até 30 UPF (R$ 6 mil) em caso de intimação fiscal. É importante notar que as multas são aplicadas por período de apuração, e não por cada nota emitida com erros.
A Adaptação das Empresas Até 2026
O ano de 2026 ainda será uma fase de adaptação para as empresas. Se ocorrerem autuações devido ao não cumprimento das obrigações fiscais, o contribuinte terá até 60 dias para corrigir as omissões. Caso a regularização aconteça dentro do prazo, a penalidade é anulada.
O Programa Nacional de Conformidade Tributária também está sendo implementado para auxiliar as empresas durante essa transição. É aconselhável que as empresas aproveitem este período para identificar e corrigir possíveis inconsistências antes que se tornem mais complexas.
Corrigindo Erros nas Notas Fiscais
Se um erro for detectado nos campos relacionados ao IBS ou ao CBS, o procedimento não deve ser simplesmente o cancelamento e a emissão de uma nova nota. O primeiro passo é investigar o que ocorreu com a operação.
- Se a venda ou serviço não foi concretizado, o cancelamento pode ser apropriado.
- Se a operação foi realizada e posteriormente revertida, o procedimento correto pode ser a devolução ou estorno.
- Quando a operação permanece válida, mas com informações incorretas na nota, a correção deve ser feita de acordo com o tipo de erro.
Gasparino explica que, se o tributo foi informado de forma inferior, uma nota fiscal complementar pode ser necessária. Para valores superiores ou ajustes, as notas de crédito ou débito podem ser utilizadas. No caso de nota de serviço, é comum a substituição da NFS-e, seguindo as normas aplicáveis.
Cuidado com o Cancelamento de Notas
O cancelamento de notas fiscais requer atenção. Se for realizado após a conclusão da operação, isso pode resultar em novas infrações, com multas que podem atingir até 66% do tributo em algumas condições, e 33% fora do prazo de cancelamento.
Outro aspecto importante é verificar qual cronograma se aplica à sua empresa, pois a obrigatoriedade de informar os tributos não entrou em vigor simultaneamente para todos os contribuintes.
Finalizando: Recomendação aos Contribuintes
Resumo das principais orientações para as empresas:
- A autorização do sistema não garante que a nota esteja correta.
- O cronograma de implementação varia entre empresas e deve ser conferido.
- Erros podem resultar em multas sérias, mas há oportunidades de regularização antes de 2026.
- Nunca cancele uma nota de imediato; a forma de correção deve ser adequada ao erro cometido.
- Verifique cadastros e classificações tributárias para evitar erros recorrentes.
- Consulte seu contador para garantir que as novas exigências estão sendo seguidas corretamente.
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